Персональные данные закрываются: как управляющим работать с реестрами

Полную версию мероприятия Вы можете прослушать здесь: https://vk.com/podcast-195331700_456239084

Ужесточение законодательства относительно сбора и хранения персональных данных стало настоящей проблемой для управляющих организаций. Мало того, что сформировать реестр собственников для проведения общего собрания отныне стало целой проблемой, так теперь от УК и ТСЖ еще и требует зарегистрироваться в качестве операторов персональных данных. Юрист Ассоциации АКОН Владислав Мосьпан дал несколько советов о том, как работать в новых условиях.

Напомним, что с 1 сентября прошлого года управляющие организации должны отправить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. Однако действительной проблемой для управляющих в этой связи стали жалобы жителей. Стандартная история: недовольный житель пишет жалобу в Роскомнадзор с просьбой проверить УК и ТСЖ на предмет корректного обращения с его персональными данными. Результатами таких проверок как правило являются грозные предписания из Роскомнадзора с требованием зарегистрироваться как оператор персональных данных, а также предоставить полную информацию о том, как управляющая организация хранит персональные данные жителей.

Полезный лайфхак: не спешите регистрироваться в качестве оператора, а отправьте в Роскомнадзор грамотный ответ. «В моей практике уже было несколько случаев, когда ТСЖ писали в Роскомнадзор развернутый ответ о том, что они не ведут учет персональных данных в электронной системе, поскольку не имеют возможности эту систему купить. Именно поэтому ТСЖ и не регистрируется как оператор персональных данных, однако ведет учет в бумажном виде», - рассказал Владислав Мосьпан.

По словам юриста, на сегодняшний день подобная позиция управляющих Роскомнадзор вполне устраивает. Важно иметь в виду, что при этом «бумажный учет» персональных данных действительно должен быть организован строго по букве закона и вы должны иметь возможность контролирующим органам все это продемонстрировать.

Вот список документов, необходимых УК и ТСЖ по персональным данным собственников.

- Приказ на сотрудников, имеющих доступ к персональным данным

- Инструкция для лица, осуществляющего хранение и передачу персональных данных

- порядок контроля выполнения требований законодательства

- акт контроля соответствия нормам нормативно-правовых актов

- план проведения периодического внутреннего контроля

- инструкция и журнал учета прохождения первичного инструктажа лицами, допущенными к обработке персональных данных

- перечень помещений, где сотрудники работают с персональными данными

- журнал выдачи персональных данных третьим лицам

- отдельно входящий журнал на регистрацию заявлений о выдаче персональных данных

- регламент уничтожения и обезличивания персональных данных

«Вести документы по учету и хранению персональных данных должны все управляющие организации. И при любой проверке со стороны Роскомнадзора вы должны эти документы предоставить», - напоминает Владислав Мосьпан.

А вот проблема с доступом к персональным данным для самих управляющих организаций пока, к сожалению, так и остается нерешенной. Напомним, что Ассоциация АКОН уже не один месяц ведет переписку с Минцифры, Минстроем, Роскомнадзором с просьбой предоставить разъяснения о том, как в новых условиях управляющие организации законным путем смогут получить персональные данные собственников.

Хорошая новость заключается в том, что в ведомствах сегодня хотя бы признают наличие такой проблемы. Только вот найти пути ее решения пока до конца не получилось. Удалось получить разъяснения Росреестра, как управляющими МКД после 01.03.2023 получать сведения из ЕГРН https://okron.ru/articles/6608

Также в ближайших планах Минстроя внести в законодательство изменения, которые бы позволили вести реестр собственников помещений МКД в системе ГИС ЖКХ https://okron.ru/articles/6348

Но и изменения в законодательстве, и (что еще важнее) модернизацию системы ГИС ЖКХ в этом случае надо успеть провести до 1 марта текущего года. Именно тогда, напомним, вступают в силу ужесточения законодательства о персональных данных.

Впрочем, если обещанные Минстроем послабления будут приняты, положение управляющих все равно сильно усложнится.

«Пользоваться ГИС ЖКХ на профессиональном уровне не так-то просто. Так что многим управляющим организациям придется нанимать новых сотрудников, которые бы умели пользоваться системой, - рассуждает Владислав Мосьпан. – Да и надежность самой ГИС ЖКХ вызывает сомнения. С работой системы уже было достаточно много проблем».