«Ярмарка УК» представляет. Okdesk.PMA: «Наведите порядок в хаосе заявок и эксплуатации»
Сегодня в гостях у платформы «ОкРОН» руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций компании Okdesk Игорь Кудинов. Эксперт представляет единую платформу электронного взаимодействия внутри коммерческого объекта между управляющей компанией, подрядчиками, арендаторами и посетителями.
— Игорь, расскажите о продукте, который Вы предлагаете для собственников и управляющих компаний? Что за зверь Okdesk.PMA?
— Okdesk.PMA – это простая и интуитивно понятная платформа для электронного взаимодействия внутри коммерческого объекта между управляющей компанией, подрядчиками, арендаторами и посетителями. Она позволяет быть на расстоянии «одного клика» от посетителей, мгновенно реагировать на обращения арендаторов, организовывать работу по техническому обслуживанию и ремонту оборудования и инфраструктуры объекта посредством создания личного кабинета для каждой категории пользователей. Все это повышает прозрачность отношений, делает внутренние процессы более управляемыми и помогает сокращать OPEX за счет автоматизации типовых и рутинных операций.
Если говорить простым языком, это единая платформа, где собираются все внутренние процессы объекта: заявки арендаторов, работа службы эксплуатации и подрядчиков, плановое обслуживание оборудования, документы, пропуска, обходы, клининг, отчетность и аналитика.
Сегодня на многих объектах часть процессов ведется в Excel, часть – в мессенджерах, часть – на бумаге. В результате собственник и управляющая компания не видят реальную картину происходящего: где теряются заявки, почему растут расходы, кто нарушает сроки, штат нужно нарастить или оптимизировать, какое оборудование выходит из строя, насколько эффективно работают подрядчики и многое другое. Okdesk.PMA как раз и создает эту прозрачность и позволяет принимать взвешенные управленческие решения с опорой на Big Data.
— Как с помощью Okdesk.PMA управлять всеми процессами внутри коммерческого объекта?
— У каждого участника процесса – представителя арендатора, дежурного техника или, например, бухгалтера – появляется личный кабинет, в котором есть все необходимое для выполнения его ежедневной работы. У арендатора есть возможность подать обращение в адрес управляющей компании, например, по вопросу ввоза ТМЦ или создания пропуска для нового сотрудника, и отследить статус по заявкам, поданных ранее. У сотрудника охраны на КПП список транспортных средств, которым согласован проезд в паркинг и т.д. В такой модели взаимодействия нет лишних коммуникацией, процессы оптимизированы, ответственность разграничена в соответствии с ролями и должностными инструкциями. Важно, что наша система помогает не просто хранить ретроспективные данные, а выстраивать ежедневную операционную работу: кто что должен сделать, в какие сроки, по каким регламентам и с каким результатом.
— Как работает: через приложение? Вы его устанавливаете на телефон? Компьютер?
— Работать с Okdesk.PMA можно через браузер, а также через мобильное приложение для iOS и Android. Кроме того, арендаторы и посетители могут создавать обращения через Telegram, MAX, электронную почту и другие каналы, которые интегрируются с платформой.
— Каким образом осуществляются заявки на ввоз/вывоз товаров и пропуска на территорию объекта, сбор показаний ИПУ и пр.?
— Любой процесс в коммерческом объекте имеет: заявителя, этапы жизненного цикла, ответственных, сроки выполнения, набор атрибутов. После перевода процесса в Okdesk.PMA заявитель может создать обращение через удобный канал: мессенджер, электронную почту, мобильное приложение, портал арендатора или отсканированный QR-код. Далее в зависимости от тематики такое обращение попадает на ответственного сотрудника, проходит все этапы жизненного цикла и закрывается.
Например, для создания заявки на ввоз/вывоз ТМЦ необходимо внести необходимую информацию: госномер транспортного средства, дату, ФИО водителя, тип груза и т.д. Набор полей можно дополнить или сократить в соответствии со сложившимися практиками конкретного объекта в рамках проекта внедрения Okdesk.PMA. Далее заявка согласуется с ответственным сотрудником УК и автоматически передается сотруднику охраны на КПП. В некоторых проектах внедрения Okdesk.PMA согласованные заявки на въезд транспортного средства передаются в СКУД. Если госномер въезжающего транспортного средства есть в базе согласованных заявок, то шлагбаум автоматически открывается.
Аналогичным образом оцифровываются другие процессы коммерческого объекта. Отличаются только этапы жизненного цикла, например, в эксплуатации может потребоваться закупка или выставление счета арендатору, потребоваться большее количество согласований, дополнительная информация, документ при переходе из одного этапа в другой и т.д.
— Как работает служба эксплуатации? То есть определенные работники обходят объекты и фиксируют неисправности?
— Не только. Заявку с неисправностью может подать кто угодно. От арендатора посредством мобильного приложения до посетителя, считавшего QR-код в общественной зоне. Кроме этого, служба эксплуатации работает не только с неисправностями, но и выполняет регламентные работы, чтобы неисправностей избежать. Для этого в Okdesk.PMA есть возможность создать цифровой двойник эксплуатируемой инфраструктуры и оборудования, привязать к каждой системе и ее отдельному элементу самовоспроизводимый график регламентных работ с перечнем конкретных действий для исполнителя. Все работы – регламентные и инцидентные – автоматически распределяются на штатных сотрудников службы и подрядчиков. История выполненных работ доступна главному инженеру: на ее основании можно готовить отчеты в разных срезах и держать руку на пульсе.
Продолжение следует…
Хотите узнать о новых цифровых решениях больше? Приходите на «Ярмарку УК» 8 октября 2026 года в 14:30 – 16:00 на экспертную сессию «Битва цифровых решений в управлении недвижимостью»!
Регистрируйтесь на мероприятие: https://okron.ru/events/1337 и задавайте вопросы в чате: https://okron.ru/profile/chats?chat=1370
До встречи на «Ярмарке УК»!
